Como criar uma automação na Ola SecretarIA (passo a passo)

Toda vez que uma cliente sai do seu espaço, existe uma janela curta em que ela está satisfeita, com o resultado fresco na cabeça e disposta a te ajudar. É nessa janela que ela avalia no Google, responde um feedback ou aceita marcar o retorno. O problema é que essa janela passa, e ninguém tem tempo de lembrar de mandar mensagem para cada cliente, uma por uma, todos os dias.

Automação resolve exatamente isso: você escreve a mensagem uma vez e a plataforma envia sozinha, no momento certo, com o nome da cliente e o serviço que ela fez.

Neste artigo você vai ver o caminho completo, do menu até a automação salva. O exemplo usado é um pedido de avaliação no Google enviado 3 horas depois do atendimento, mas a mesma lógica serve para qualquer mensagem que você queira automatizar.

Onde ficam as automações

No aplicativo, o caminho é:

1. Toque no menu, no canto superior esquerdo

2. Toque em Vendas ativas

3. Toque em Automações

Se é a sua primeira vez ali, a tela vai estar vazia. Isso é normal.

Template pronto ou do zero?

Dentro de Automações você tem duas opções: começar a partir de um template ou criar do zero.

Os templates são exemplos já montados. Entre eles estão:

• Solicitar avaliação no Google e seguir no Instagram

• Pedir feedback

• Lembrete de retorno

Se você está começando agora, os templates são o caminho mais rápido: você abre, ajusta o texto para a sua voz e salva. Neste passo a passo vamos criar do zero, porque assim você entende cada campo e depois consegue montar qualquer automação que quiser.

Passo 1: escolha o serviço

O primeiro campo é a seleção de serviço. Ao tocar ali, aparece a lista dos serviços que você tem cadastrados.

Você pode selecionar:

• Apenas um serviço, quando a mensagem faz sentido só para aquele procedimento

• Alguns serviços

• Todos

Uma dica prática: mensagens de pós-atendimento genéricas funcionam bem para todos os serviços. Já mensagens específicas, do tipo cuidado pós-procedimento, pedem seleção individual, porque o cuidado de um serviço não é o mesmo do outro.

Passo 2: dê um nome para a automação

Esse nome é interno, só para você se organizar. A cliente não vê.

Use nomes que se expliquem sozinhos, como "Pedido de avaliação" ou "Retorno 30 dias". Quando você tiver seis, oito automações rodando, vai agradecer por ter nomeado direito, porque é pelo título que você reconhece qual editar.

Passo 3: escolha quando a automação vai disparar

Aqui está o coração da automação. Existem cinco momentos disponíveis:

1. Após realizar um novo agendamento

2. Após o horário agendado

3. Antes do horário agendado

4. Após interesse no serviço e não agendado

5. Após o cancelamento

Cada um desses gatilhos abre uma possibilidade diferente de comunicação. Algumas ideias de uso:

GatilhoIdeia de mensagemApós realizar um novo agendamentoConfirmação com endereço e orientações de preparoApós o horário agendadoPedido de avaliação, feedback ou cuidados pós-procedimentoAntes do horário agendadoLembrete para reduzir faltaApós interesse no serviço e não agendadoRetomada de quem perguntou e sumiuApós o cancelamentoConvite para remarcar

O exemplo do vídeo usa após o horário agendado, que é o gatilho certo para pedido de avaliação.

Passo 4: defina o tempo de envio

Depois de escolher o gatilho, você define quanto tempo depois a mensagem sai. As unidades disponíveis são minutos, horas, dias ou meses.

No exemplo, foram usadas 3 horas.

O raciocínio por trás desse número vale mais que o número em si. Imagine uma cliente que marcou às 10h para um procedimento de 2 horas. Se a mensagem sai 3 horas depois do horário agendado, ela chega quando a cliente já saiu do espaço, provavelmente já chegou em casa e está tranquila. Mensagem que chega enquanto a pessoa ainda está no procedimento, ou dirigindo, é mensagem ignorada.

Faça essa mesma conta com a duração média do seu serviço antes de definir o tempo.

Passo 5: escreva a mensagem usando as chaves

Este é o passo em que a maioria erra.

Não digite o nome da cliente na mensagem. Se você escrever "Olá, Júlia", todo mundo vai receber "Olá, Júlia".

Para personalizar, use as chaves, que são campos que a inteligência artificial substitui na hora do envio. No vídeo aparecem três:

• Nome do cliente

• Nome da empresa

• Nome do serviço agendado

Um exemplo de mensagem montada com elas:

Olá, {nome do cliente}! Gostei muito de te receber na {nome da empresa}. Gostaria que avaliasse {nome do serviço agendado} no Google. Aqui está o link: [seu link de avaliação]

Na hora do envio, a plataforma troca cada chave pelos dados reais daquela cliente. Uma mensagem só, personalizada para cada pessoa.

Você também pode anexar um arquivo do seu dispositivo, como uma imagem ou um áudio, se fizer sentido para a mensagem.

Passo 6: clique em Criar automação

Parece óbvio, mas é o erro mais comum: preencher tudo e sair da tela sem salvar.

O botão Criar automação fica no final da tela. Sem clicar nele, é o mesmo que não ter feito nada.

Depois de salvar, a automação aparece na lista de Automações com o nome que você deu. Para mudar qualquer coisa, é só tocar em editar.

Comece por uma

Não tente montar as cinco de uma vez. Escolha a automação que resolve a sua dor mais imediata, coloque no ar e observe as respostas por uma semana.

Se você perde muito horário por falta, comece pelo lembrete antes do agendamento. Se o seu Google tem poucas avaliações, comece pelo pedido de avaliação. Se as clientes somem depois da primeira sessão, comece pelo lembrete de retorno.

Depois que a primeira estiver rodando e você vir a resposta chegando sozinha, montar a segunda leva cinco minutos.

Perguntas frequentes

A cliente percebe que a mensagem é automática? Se você usar as chaves de nome, empresa e serviço, a mensagem chega personalizada com os dados daquela pessoa. Escreva com a sua voz, do jeito que você falaria no WhatsApp, e não com texto de robô.

Posso ter mais de uma automação ao mesmo tempo? Sim. Você pode criar várias e elas ficam listadas na tela de Automações, cada uma com o nome que você deu.

Consigo editar depois de salvar? Sim. Na lista de automações, é só tocar em editar.

Preciso criar do zero ou posso usar um template? Os dois caminhos funcionam. O template já vem montado e você só ajusta o texto. Criar do zero dá mais controle sobre serviço, gatilho e tempo.

Qual o melhor tempo para pedir avaliação? Depende da duração do seu serviço. A lógica é enviar quando a cliente já saiu do espaço e está tranquila. No vídeo, 3 horas depois do horário agendado.