Como usar o módulo financeiro da Ola SecretarIA (passo a passo)
A maioria dos espaços que atendemos sabe quanto fatura, mas não sabe quanto sobra. Não é falta de atenção, é falta de sistema: o preço está na cabeça, o custo do produto está na nota fiscal perdida na gaveta, a comissão é calculada no fim do mês na calculadora do celular.
O módulo financeiro da Ola SecretárIA resolve isso invertendo a lógica. Em vez de você lançar tudo no fim do dia, cada agendamento já entra sozinho no financeiro. O seu trabalho fica reduzido a duas coisas: confirmar quem realmente veio e registrar o que foi vendido a mais.
Neste passo a passo você vai ver a configuração inicial, a rotina do dia a dia e onde ler os números que importam.
Passo 1: configure custo e comissão em cada serviço
Esse é o passo que quase ninguém faz, e é o que separa um financeiro que mostra faturamento de um financeiro que mostra lucro.
Muita gente cadastra o serviço só com o preço. Só que o preço não é o que sobra para você. Para o sistema calcular a sua margem, ele precisa saber três números:
Valor do serviço, o que a cliente paga
Custo, o que você gasta para entregar aquele atendimento (produto, descartável, insumo)
Comissão, o que fica com a profissional que executou
Para configurar:
Vá em Serviços
Abra o serviço e toque em ver detalhes
Toque em editar
Na seção de custo, preencha o valor do custo e o valor da comissão
Toque em salvar
A comissão pode ser cadastrada em valor fixo ou em porcentagem. Basta tocar na opção correspondente antes de digitar.
Com os três números preenchidos, o próprio serviço passa a mostrar a margem de lucro por atendimento. Um corte com barba de R$ 60, com R$ 10 de custo e R$ 20 de comissão, deixa R$ 30 de margem. Esse é o número que você precisa conhecer, não o R$ 60.
Faça isso uma vez, serviço por serviço. Depois disso, o cálculo roda sozinho para sempre.
Passo 2: entenda o que entra sozinho no financeiro
Feita a configuração, sempre que houver um agendamento daquele serviço ele aparece automaticamente em Gestão financeiro, com o nome da cliente e o valor.
Você não precisa lançar nada. A inteligência artificial popula o financeiro a partir da sua agenda.
Se alguém cancelar, o agendamento continua aparecendo na lista, mas em vermelho e riscado. Assim você mantém o histórico do que foi cancelado sem sujar o resultado do dia.
Passo 3: a sua rotina diária é trocar pendente para concluído
Todo agendamento entra como pendente. O seu único trabalho recorrente é confirmar o que aconteceu de verdade:
Toque nos três pontinhos do agendamento
Toque em editar
Troque de pendente para concluído
Por que isso não é automático? Porque a agenda não sabe quem apareceu. A cliente confirmou, marcou, mas faltou. Se o sistema desse tudo como concluído sozinho, o seu faturamento estaria inflado com atendimento que nunca existiu.
Nos casos em que a pessoa não veio, você marca como cancelado.
São dois toques por atendimento. É o preço de ter um número em que você confia.
Passo 4: use a comanda para o que foi vendido a mais
A agenda sabe o que foi agendado. Ela não tem como saber que a cliente levou o filho para cortar também, ou que comprou um creme na saída. É para isso que existe a comanda.
Abaixo de cada agendamento existe a opção criar comanda. Ela já vem com o serviço agendado dentro.
Tocando em editar a comanda, você tem duas opções:
Adicionar serviço, para um procedimento extra feito na hora
Adicionar item extra, para produto vendido, com quantidade e preço unitário
A cada item incluído, o subtotal se atualiza na hora. No exemplo do vídeo, uma comanda que começou em R$ 60 virou R$ 180 depois de um segundo corte e dois cremes de R$ 30. As comissões também são recalculadas sozinhas, e o sistema mostra o total e o saldo pendente separados do que já foi dado como pago.
Passo 5: desconto, pagamento e fechamento
Tocando em próximo passo, você chega na tela de desconto.
Aqui você lança o abatimento que deu (no exemplo, R$ 15 nos cremes) e pode escrever uma observação, que serve para você se lembrar do contexto depois. Os dois campos são opcionais.
No próximo passo seguinte vem o pagamento. Nessa tela você consegue:
Editar um pagamento pendente e marcar como concluído, quando a cliente pagou
Registrar um novo pagamento, escolhendo a forma (aparecem as formas que o seu espaço aceita, como Pix, dinheiro e cartão), o valor e a data
Você não precisa registrar o valor cheio. Se a cliente pagou parte agora e parte fica para depois, digite só o que foi pago e o restante continua como pendente. Isso é útil para pacote, para fiado de cliente antiga e para sinal de agendamento.
Preencha a data do pagamento. É ela que faz o dinheiro cair no dia certo do seu relatório.
Com tudo registrado, o total pago se atualiza e você pode fechar a comanda.
Passo 6: leia os números em Comissões e custos
Toda essa configuração existe para alimentar uma tela: no menu lateral, Comissões e custos.
Ali você enxerga o negócio de verdade:
Faturamento
Ticket médio
Lucro
Agendamentos confirmados
Comissão total, se você tem funcionária
Custo total
É a diferença entre "esse mês entrou bastante" e saber exatamente quanto entrou, quanto saiu e quanto sobrou.
Passo 7: registre entradas e saídas que não vêm da agenda
Nem todo dinheiro passa por um agendamento. Você compra produto de limpeza, paga aluguel, coloca dinheiro do próprio bolso no caixa.
Para lançar isso:
Vá em Financeiro, no menu lateral
Toque no sinal de adição no canto inferior direito
Escolha entrada ou saída
Preencha a descrição e o valor
Preencha a data e a forma de pagamento
Defina o status (pago ou pendente)
Toque em salvar
Os campos de agenda, cliente e observação são opcionais. Use quando o lançamento tiver relação com uma cliente ou com uma agenda específica.
O status é o campo mais importante desse formulário, porque é ele que define se o valor já saiu do caixa ou ainda vai sair.
Comece pela configuração dos serviços
Se você só tem tempo para uma coisa esta semana, faça a configuração de custo e comissão de todos os seus serviços. É trabalho de uma tarde e é o que faz todo o resto funcionar.
Depois disso, o financeiro passa a exigir de você apenas dois hábitos: trocar pendente para concluído no fim de cada atendimento e abrir a comanda quando vender algo a mais.
Duas tarefas curtas por atendimento, em troca de saber, todo dia, quanto o seu negócio está lucrando de verdade.
Perguntas frequentes
Preciso lançar cada agendamento no financeiro? Não. Os agendamentos entram sozinhos em Gestão financeiro. O que você faz é confirmar se foram concluídos ou cancelados.
Por que o sistema não marca tudo como concluído automaticamente? Porque a cliente pode faltar. A confirmação manual garante que o seu faturamento reflita quem realmente foi atendido.
Posso cadastrar comissão em porcentagem? Sim. Na edição do serviço, na seção de custo, você escolhe entre valor fixo e porcentagem.
Como registro um produto vendido na hora? Abra a comanda do agendamento, toque em editar a comanda e use a opção de adicionar item extra, informando quantidade e preço.
E se a cliente pagar só uma parte? Ao registrar o pagamento, digite o valor efetivamente pago. O restante continua como saldo pendente na comanda.
Onde vejo o meu lucro? No menu lateral, em Comissões e custos. A tela mostra faturamento, ticket médio, lucro, agendamentos confirmados, comissões e custos.