Fluxo de Atendimento por Etapas: Faça a Assistente Seguir o Seu Script de Vendas
Para muitas empresas, fechar uma venda ou fechar um contrato exige uma ordem estratégica: primeiro é preciso entender a dor do cliente, depois apresentar os diferenciais do seu serviço e, só então, falar de valores ou abrir a agenda de horários. Tentar acelerar esse processo pode afastar o comprador. É para dar o controle total desse ritmo ao seu negócio que existe o Fluxo de Atendimento por Etapas.
Com ele, você desenha uma sequência lógica de passos e determina com precisão o que a sua assistente virtual pode fazer em cada momento da conversa.
💡 A IA Nunca Fica Muda: É importante destacar que a assistente sempre estará livre para bater papo, tirar dúvidas e conversar de forma natural. O que o fluxo bloqueia ou libera são as ações operacionais (como marcar ou desmarcar horários). Elas só ficam disponíveis na etapa que você escolher.
🚀 Como Acessar e Ativar o Roteiro
Colocar o seu script em prática leva poucos instantes dentro do painel:
No menu lateral, acesse a aba Configurações > Fluxo de atendimento (
[olasecretaria.com/app/fluxo-de-atendimento](https://olasecretaria.com/app/fluxo-de-atendimento)).Clique no botão posicionado no topo da página para Ativar a funcionalidade.
Nota: Enquanto a chave estiver desligada ou se você não cadastrar nenhum passo, a assistente continuará trabalhando normalmente, respondendo sem restrições de etapas.
🎛️ Desenhando Suas Etapas Passo a Passo
Cada etapa criada funciona como um degrau no seu funil de atendimento. Ao editar um passo, você configura os seguintes critérios:
Nome e Objetivo: A meta clara que a IA precisa perseguir e arrancar do cliente (ex: "Entender a necessidade principal" ou "Fazer diagnóstico").
Capacidades Liberadas: As ferramentas operacionais que a IA pode usar naquela fase: Agendar (
schedule), Cancelar agendamento (cancel_schedule) ou Consultar horários (check_schedules).Condições de Pulo (Skip): Regras para o sistema ignorar a etapa de forma automática caso o cliente já possua um agendamento futuro ou tenha etiquetas específicas na ficha dele.
Etiquetas de Controle: Você pode exigir uma tag para a etapa passar a valer e programar o sistema para aplicar uma nova tag assim que o cliente concluir o passo.
Formulário Anexo: Opção de vincular um questionário estruturado para coletar dados específicos (como uma anamnese) durante aquela etapa.
🔄 Dica de Organização: Você pode clicar e arrastar as etapas para reordenar a sequência do script como quiser. As pequenas pílulas (pills) visíveis em cada bloco mostram de relance quais formulários, ações e condições de pulo estão ativos ali.
👥 Como a Assistente se Comporta na Prática
Com o fluxo ligado, a IA assume a postura de uma atendente de alta performance: ela conduz o diálogo focando sempre no objetivo do passo atual. As ações que você deixou bloqueadas simplesmente ficam invisíveis para a IA. Dessa forma, não existe o risco de ela "furar a fila" e abrir a agenda antes de valorizar o seu produto.
Você pode acompanhar todo o progresso do cliente direto na ficha individual dele. O painel mostra a etapa atual, o histórico de passos concluídos ou pulados (com a justificativa) e as respostas dos formulários. Se necessário, você também pode resetar o progresso do contato com um único clique para ele refazer o fluxo.
❓ Perguntas Frequentes
Criar esse fluxo não vai travar ou incomodar os clientes que já compram de mim com frequência? Não, desde que você configure as regras de forma inteligente. O segredo está em usar as condições de pular etapa. Você pode programar o sistema para ignorar as fases de diagnóstico ou apresentação de valor para qualquer contato que já possua um agendamento marcado ou que exiba a tag de "Cliente VIP" na ficha.
A assistente vai se recusar a responder perguntas aleatórias do cliente enquanto ele estiver em uma etapa inicial? De forma alguma. Responder dúvidas institucionais, falar sobre a empresa e conversar de forma humanizada são ações sempre permitidas. O fluxo segura estritamente as ações do sistema (como reservar uma vaga na agenda) até que o cliente cumpra os requisitos do seu roteiro.